Автор: Миндубаев Рамазан Рубрика: Саморазвитие Комментариев нет

Как организовать свое время и стать эффективнее

Периодически люди спрашивают себя о том, как научиться управлять временем таким образом, чтобы достичь настоящего успеха во всех сферах многообразной жизни. Сегодня существует множество техник, позволяющих привести в порядок ежедневник и выстроить дела в логичный стройный ряд. Мы разберем несколько из них, которые реально работают, легки в усвоении, просты в исполнении.

Основные этапы просты:

· Постановка задач (год, квартал, месяц, неделя).

· Контроль над выполнением.

· Организация рабочего процесса.

Постановка задач – техника GTD

Техника GTD подробно описана в книге Дэвида Алена «Как привести дела в порядок». Коснемся ее сути. В ее основе заложен простой принцип: все дела невозможно удержать в голове. Однако как только они оказываются на бумаге, мозг получает свободу и начинает эффективно работать. Итак, как научиться организовывать свое время согласно этой технике?

1. Все задачи, которые поступают, хранятся в одной папке «Входящие». Это может быть пластиковая канцелярская папка или же ее компьютерный аналог. Кому как удобнее. Какие задачи? Все. Например, написать статью, создать маркетинг-план, пригласить любимую девушку в кафе, купить новую пару носков и т.д. Главное – освободить сознание от необходимости помнить обо всех больших и мелких делах.

2. Периодически содержимое папки просматривается и сортируется. Каждая запись должна иметь свой крайний срок исполнения.

· Определяется, нужно ли вообще что-либо делать для этой задачи. Если да, то пропускаем дальше. Если нет, то отправляем в «Мусор», «Когда-нибудь» или «Справка».

· Далее оценивается, сколько времени уйдет на выполнение этого дела. Если можно справиться за пару минут (например, звонок) то принимаемся за это немедленно. Если же в задачи стоит больший срок, отправляем ее в раздел «Делегирование», «Ежедневник», «Как только, так сразу».

Как часто это делать? Каждый устанавливает свой график, смотря на объем работы. Чаще всего один раз в неделю, скажем, в воскресенье, бывает достаточно, чтобы папка «Входящие» не забивалась до отказа и не вызывала стресс.

3. Папки, где хранятся задачи, требующие действий, просматриваются ежедневно. Пункты из рубрики «Ежедневник» вносятся в записную книжку и составляют рабочий график.

Названия папкам можно придумать свое. Например: «Важно", «Стандарт», «Может быть», «Ожидание», «Быстрые дела», «Рутина». Главное – сохранить их суть.

Контроль исполнения – ежедневник или Битрикс

Чтобы все было сделано вовремя, имеются хорошие инструменты контроля. Это и старый добрый ежедневник, и современные таск-менеджеры, например, bitrix24. Битрикс помогает ставить перед собой и командой задачи, обсуждать их, контролировать выполнение и затраченное время. Удобный инструмент для личной и командной работы. Поэтому я использую именно Bitrix24.

Организация рабочего процесса по техники Promodoro

Для того чтобы повседневные дела не выбили из колеи, существует замечательная методика с веселым названием «Помидор» (Promodoro), которую разработал Франческо Цирилло. С нею можно ознакомиться его книге «Promodoro Technique», либо можно прочитать книгу «Тайм-менеджмент по Помидору». Она рассказывает, как правильно организовать свое рабочее время.

Основная идея состоит в том, чтобы разбить рабочий процесс на отдельные 25-минутные периоды. 25 минут составляет один условный «помидор», на протяжении которого вы не отвлекаетесь от задачи. Если появляются какие-то новые дела, они просто записываются.

После каждого «Помидора» организуется 5-минутный перерыв, в ходе которого можно разобраться с идеями, которые приходили во время работы. После 4 «помидоров» даем себе 30-минутный отдых, а потом все заново.

Таким образом, через каждые 25 – 30 минут тело может размяться, а голова отдохнуть и переключиться на что-то другое. Большие перерывы по 30 минут каждые 2 часа позволяют снять стресс, прогуляться, перекусить и прийти в норму.

Обратите внимание на то, что планировать и продумывать стоит не только рабочий график. Не менее важной, а порой и более значимой для человека может быть зона личного. Поэтому наравне с производственными процессами стоит задуматься над тем, как организовать свободное время, чтобы ваша жизнь действительно была счастливой и полноценной. Подробнее об этом можно ознакомиться в статье «Баланс жизни, или как не сгореть на работе».